S'attaquer à la refonte d'un site web institutionnel disposant d'une notoriété très forte est un challenge qui donne forcement les mains moites et l'eau à la bouche. Une fois l'excitation passée, on réalise que c'est un chantier qui va nous embarquer dans une aventure passionnante de plusieurs mois.
Au-delà des aspects technique et comptable, cette aventure est surtout faite de rencontres avec de belles personnes que j'ai eu la chance de cotoyer et de nouer des liens forts avec certaines d'entre elles. Dans cet article, je lève le voile sur la refonte du site de la Fondation de France que web-eau.net a eu le bonheur et la fierté de réaliser.
La refonte du site de la Fondation de France
La Fondation de France est la plus importante organisation philanthropique de France. Fondée en 1969, elle abrite aujourd'hui près de 900 fondations oeuvrant pour l'intérêt général dans des domaines tels que l'éducation, la santé, la solidarité internationale, la culture, l'environnement, les vulnérabilités, etc.
Premier réseau de philanthropie en France, la Fondation de France réunit donateurs, fondateurs, bénévoles et porteurs de projet sur tous les territoires. Sa valeur ajoutée : aider chacun à agir le plus efficacement possible dans les domaines d’intérêt général qui lui tiennent à cœur. Avec l’ambition de construire des solutions utiles, concrètes et durables qui font avancer la société.
Début 2020, la Fondation de France décide de refaire son site web institutionnel. A ce titre, Sophie Pourchet, directrice des systèmes d'information, me contacte en mai 2020 afin d'étudier une possible collaboration. Quelques semaines plus tard, Sophie me confirme la (très) bonne nouvelle :
La problématique et la réponse à apporter
Jusqu'à lors, le site intitutionnel de la Fondation de France était propulsé par Drupal et maintenu par l'agence qui l'avait créé. Seulement, le site souffrait de quelques problèmes techniques et plus grave, l'équipe de la Fondation de France en charge de la communication n'avait pas totalement la main sur le site et cela générait des frustrations, des retards et des frictions en interne. Qui plus est, la maintenance était externalisé, moyennant une facturation plus que significative pour la Fondation de France.
Il me fallait donc apporter une réponse qui soit globale et qui permette de s'affranchir de tous ces obstacles :
- en changeant de CMS pour Joomla qui avait été benchmarké par l'équipe projet comme étant la meilleure solution pour cette refonte,
- en fluidifiant l'usage du site du quotidien pour réduire puis éliminer toutes les frustrations et toutes les frictions en interne,
- en reprenant la main sur la maintenance technique du CMS et des extensions installées (sauvegardes, mises à jour, optimisation, etc)
- en fournissant des solutions techniques simples et efficaces pour les fonctions essentielles du site (guide des bourses, appels à projets, annuaire des fondations, etc)
Par ailleurs, le changement de CMS et la volonté d'être autonome sur la gestion technique du site impliquait également un besoin d'accompagnement et en formation pour l'équipe projet, pour l'équipe de la communication et pour l'équipe de la DSI.
Les travaux et l'organisation mise en place
J'ai commencé les travaux d'intégration des designs à partir de février/mars 2021. Mais ce n'est réellement qu'à partir d'avril que j'ai pu me consacrer à 100% à ce projet passionnant.
Afin de pouvoir coordonner et suivre l'avancée des travaux de la refonte, l'équipe projet avait organisé les semaines de travail comme suit :
- 3 stand up meeting les lundi, mercredi et vendredi pour faire le point sur les étapes en cours d'intégration, sur les correctifs à apporter, etc.
- 1 réunion COPROJ le jeudi après-midi pour faire un suivi hebdomadaire de l'avancé des travaux avec l'ensemble de l'équipe projet.
Si de prime abord cette organisation peut sembler lourde, elle a finalement donné naissance à une vraie équipe et j'avoue que j'avais hâte de retrouver chaque semaine mes collègues de la Fondation de France pour travailler avec eux sur le projet. Aujourd'hui, je ne manque jamais une occasion de passer les saluer dans leurs bureaux parisiens avec quelques spécialités locales chocolatées.
Initialement, il avait été envisagé une mise en production de cette refonte pour juillet 2021. Suite au départ de la directrice de la DSI, cette date a été reportée à mi-octobre. Le chef de projet étant arreté depuis septembre, la mise en production se fera finalement le 19 Janvier 2022.
Il est évident que sans responsable et sans chef de projet, il devenait parfois compliqué d'avoir une ligne directrice claire pour organiser et cadrer les travaux. Néanmoins, nous avons réussi à mener ce projet à son terme et d'après l'équipe projet de la Fondation de France, ce site est une réussite.
Techniquement, ce site n'a rien qui soit hors de portée d'un webmaster connaissant Joomla. Outre la création de nombreuses pages, l'intégration des design desktop et mobile, j'ai développé deux modules et un plugin spécifiques pour ce site. Et j'ai aussi créé "quelques" overrides, bien sur ^^.
Quelques exemples de solutions apportées
Parmi les rôles qu'un webmaster doit endosser sur ce type de projet, il y a celui de conseil.
Que ce soit dans le cadre d'une création ou d'une refonte, le client a besoin d'être rassuré dans ses choix et il attend des solutions pragmatiques et efficaces à ses problématiques. Et c'est d'autant plus vrai lorsque l'équipe projet est partiellement décimée, comme ce fût le cas ici.
La refonte du site de la Fondation de France a également été pour moi, l'occasion de tester et de valider certaines solutions techniques que j'utiliserai à l'avenir avec d'autres clients sur des projets similaires.
Les 3 exemples que je vais vous présenter ci-après mettent l'accent sur trois point fondamentaux qui me semblent important de garder en tête lorsque l'on travaille sur un projet de cette ampleur :
- Améliorer l'expérience utilisateur est aujourd'hui un facteur de plus en plus important aux yeux de Google et les sites qui n'offrent pas une expérience satisfaisante seront de toute façon dépassés par ceux qui s'en préoccupent.
Sur la version précédente du site de la Fondation de France, les utilisateurs du site qui étaient intéressés par les bourses proposées par les fondations abritées devaient suivre un véritable parcours du combattant sur le site pour obtenir l'information désirée (quand ils arrivaient au bout).
Pour implémenter cette fonctionalité dans cette refonte, j'ai repris le principe des filtres des sites e-commerce en utilisant tout simplement un module génial qui trie et filtre les champs personnalisés. Le résultat est léger, efficace, ludique et totalement user friendly. Inutile de vous dire que le client adore !
- Spread the Joomla Love ! Faire adopter Joomla à l'équipe projet était également important pour moi afin de les rassurer dans leur choix technique. Pour cela, il fallait que toutes les personnes de la Fondation de France qui allaient utiliser le site au quotidien se sentent à l'aise immédiatement. Comme dit l'adage populaire, l'essayer, c'est l'adopter.
Véritable découverte pour Hervé, le webmaster de la Fondation de France, les overrides permettent de modifier l'apparence d'un article, d'un module ou d'une extension tierces grâce à quelques lignes de code (HTML, ou CSS ou PhP). Outre la liberté de création et la simplicité de mise en oeuvre, c'est aussi le gain de temps et la légéreté qu'Hervé apprécie maintenant au quotidien.
Naturellement, j'ai développé de nombreuses overrides pour ce site afin de pouvoir répondre aux besoins des personnes qui se servent quotidiennement du site à la Fondation de France. Parmi toutes celles que j'ai créé, je citerai celle de la timeline verticale que j'ai eu beaucoup de plaisir à coder d'après le design réalisé par l'Agence Bronx.
- Penser "hors du cadre" est parfois LA solution quand toutes celles que vous avez à votre disposition ne sont pas satisfaisantes. N'hésitez donc pas à sortir des sentiers battus si vous êtes dans une impasse.
Pour mettre un site en production, il faut d'abord que celui-ci ait été recetté par le client. Après avoir fait le tour des différentes solutions disponible pour permettre à la Fondation de France de faire une recette collaborative digne de ce nom, j'ai fini par déployer une instance Joomla avec Kunena (extension créant un forum) sur un de mes serveurs. Cette solution simple, efficace et clef-en-mains a été très appréciée par l'équipe projet et la recette a pu se dérouler en temps et en heure et dans d'excellentes conditions.
Conseils pour réaliser un gros projet de refonte
Je sais bien que la notion de gros projet est très variable d'un individu à un autre mais travailler plusieurs mois sur le même projet est - de mon point de vue - un gros projet. Et désolé mais je ne donnerai pas d'indication sur le nombre total d'heures facturées.
Par contre si vous avez la chance de participer à ce type d'aventure professionnelle, voici quelques conseils tirés de mon expérience. Libre à vous de les prendre, les adapter ou de les ignorer selon votre personnalité.
Ménagez vous pour tenir sur la distance
Une de mes erreurs a été de ne pas prendre assez de congés. En effet, entre juillet 2020 et décembre 2021, je n'ai pris qu'une seule semaine de vacances. C'est trop peu et surtout, ce n'est clairement pas recommandé. Même si vous adorez le projet pour lequel vous travaillez 6 jours sur 7, même si l'équipe de votre client est adorable, il faut vous ménager à tout prix.
La fatigue est tout sauf votre amie et elle peut mettre en péril votre santé, vos relations avec votre client, votre entourage, etc. Même si vous pensez pouvoir tenir le coup, ne jouez pas avec le feu et ménagez vous de vraies périodes de repos sans le moindre écran.
Ecoutez votre client, n'écoutez pas votre banquier
La première demande du client était d'avoir la main sur la totalité de son site. Et cela m'a été répété à de nombreuses reprises. Il était donc clair qu'il me fallait être le plus Open Source possible et ne surtout pas faire de la rétention d'information ou de savoir comme l'avait fait l'ancien prestataire.
Ainsi lorsque j'ai dispensé les différentes sessions de formation à distance aux équipes de la Fondation de France, j'ai veillé à ce que tous les participants aient accès à toutes les fonctions du site, aient toutes les réponses et qu'elles aient toute la documentation possible et immaginable. Quand j'ai développé le site, j'ai donné toutes les explications possibles et imaginables.
Aujourd'hui, la Fondation de France dispose de son site comme elle l'entend et ses équipes sont autonomes pour le gérer. Mission remplie !
Et la bonne nouvelle de cette rentrée est que je vais bientôt retrouver les collègues de la Fondation de France pour démarrer les travaux de migration de ce site vers Joomla 4 !
Restez pro en toutes circonstances
Vous avez été retenu.e par votre client pour travailler sur son projet et vous intervenez en qualité de freelance. Cela signifie que votre client peut vous remplacer au pied levé du jour au lendemain. N'en faites pas une fixation pour autant mais gardez cela à l'esprit si vous devez avoir un point de tension avec une personne de son équipe.
Il est arrivé une fois qu'un client m'appelle pour me signaler que j'avais oublié de faire apparaitre une réunion de 30 mns sur une de mes factures. Outre le caractère amusant de l'anecdote, cela signifie que chaque facture est minitieusement contrôlée. Aussi, ne bidouillez jamais vos décomptes d'heures pour essayer de gratter quelques euros de plus sur votre facturation. Ce type de comportement s'apparente à du vol et n'est clairement pas une attitude professionnelle.
Sur ce type de gros projet, vous serez certainement amené.e à rencontrer et croiser de nombreuses personnes : graphiste, intégrateur, architecte système, chef de projet, etc. Ces personnes auront travaillé avec vous et pourront, si besoin, vous recommander. Profitez-en donc pour étoffer votre réseau sur LinkedIn (si vous y êtes présent.e) et pour nouer des contacts si vous recherchez d'autres missions freelance ou un poste en agence, etc.
Pour terminer, je tiens à remercier très sincérement les personnes suivantes avec qui j'ai eu la chance de collaborer à un moment ou à un autre sur ce projet "hors normes".
Ont participé à ce projet en interne à La Fondation de France :
- Sophie Pourchet : directrice des systèmes d'information
- Loïc Lavoué : directeur des systèmes d'information
- Sabine Lenglet : directrice de la communication
- Virginie Dangles : responsable du service éditorial
- Cécile Roy : responsable du département animation et ressources
- Frédéric Théret : directeur marketing et développement
- Timothée Eygels : chef de projet
- Sarah Moubarak : cheffe de projet
- Hervé Le Foll : webmaster
- Nina Baron : chargée de communication
- Naziha Messelem : chargée de projets animation et ressources
- Christophe Bregeras : responsable de la sécurité des systèmes d'information
- Frédéric Denin : architecte systèmes et réseaux
- Jean-Pierre Mistruzzi : administrateur systèmes et réseaux
- Sébastien Bernard : responsable d'exploitation systèmes d'information
Ont également participé à la réussite de ce projet de refonte :
- Anne-Charlotte de Roincé : Agence Bronx - chargée de clientèle
- Florian Prenveille : Apax creative - directeur de création
- Jean-Luc Nanchino : Numerik-ea - intégration des contenus
- Emilie Gouffier : freelance - rédactrice de contenus
- Emmanuel Danan : Vistamedia - développeur
- Eric Lamy : Agence Agerix - chef de projet web
Merci à vous toutes et tous
