C'est probablement au retour des vacances que l'on prend réellement conscience du rôle prépondérant que le courrier électronique joue dans notre apport d’informations quotidiennes. Qui ne s'est jamais senti submergé par tous ces e-mails que l'on découvre le lundi matin en allumant son ordinateur?
On utilise le courrier électronique pour communiquer, pour informer, pour apprendre et oui, parfois même pour rire. Mais la manière dont on gère nos courriers électroniques indique la façon dont notre boîte de réception nous sert ou nous dessert.
La technologie a énormèment évolué en relativement peu de temps. Cependant, la manière d'utiliser cette technologie peut déterminer si l'on a franchi la frontière séparant le productif du problématique.
Si l'on n’y fait pas attention, on peut très facilement se retrouver submergé par une quantité étouffante d’informations contenues dans notre boîte de réception. Mais plutôt que de nous soucier de tous ces courriers électroniques qui perturbent notre concentration et notre productivité, observons d'abord la manière dont nous traitons notre courrier et ensuite, je vous proposerai quelques astuces simples pour optimiser la gestion de votre courrier électronique, en utilisant à la fois la technologie et le comportement humain.
Cinq conseils simples pour mieux vivre avec sa boite de réception
Organisez tout avec des dossiers et des étiquettes
Trop d’emails s’accumulent dans votre boîte de réception ? C'est sans doute parce que vous considérez encore votre boite de réception comme la destination finale de vos messages (ou pire, comme un dépotoir géant). Au lieu de ça, je vous propose de la considérer plutôt comme un point de passage, un point intermédiaire (et surtout temporaire) sur la voie de l'action ou du classement à long terme.
En fonction de l'application ou du client de messagerie que vous utilisez, commencez par classer vos messages dans des dossiers ou leur appliquer des étiquettes. Vous pouvez classer vos e-mails par client, par projet, par priorité ou par type. L'essentiel ici est de trouver la méthode d’organisation qui vous convient le mieux - c'est à dire celle qui vous semble la plus naturelle à utiliser - pour ne plus connaitre l'horrible débordement de la boîte de réception.
Les filtres sont vos amis
La technologie est parfaite pour prendre en charge les tâches banales et répétitives. Et l'utilisation de filtres de messagerie (certaines applications et clients de messagerie utilisent le terme «règles») pour classer ou étiqueter automatiquement vos courriels. Cela est un excellent moyen de garder votre boîte de réception propre.
Par exemple, si vous choisissez de classer vos messages par client, vous pouvez créer un filtre pour classer automatiquement tous les messages entrants provenant d'une adresse e-mail d'expéditeur contenant @Nom-du-client.com et les ranger automatiquement dans le dossier Nom-du-client.
Croyez-moi, cela vous changera la vie !
Bien gérer les indésirables
Les messages indésirables et autres pourriels font malheureusement partie de la vie quotidienne et contribuent grandement à la surcharge des e-mails (et à la pollution numérique). Il peut s'agir de spam, d'une tentative de phishing, de demandes non sollicitées, ou de messages provenant d'une personne avec laquelle vous ne voulez tout simplement plus être en contact.
La plupart des applications et clients de messagerie disposent de moyens automatisés qui empêchent ces messages non sollicités ou indésirables d'encombrer votre boîte de réception. Pour autant, vous pouvez également créer des filtres supplémentaires pour bloquer certains expéditeurs spécifiques, pour marquer ces messages comme spam et de vous désabonner des newsletters et autres promotions.
Priorisez vos messages
Tous les messages que l'on reçoit n’ayant pas la même importance, il faut déterminer leur priorité et agir en conséquence. La plupart des applications et clients de messagerie offrent la possibilité de favoriser un message pour le marquer comme important. Cependant, Gmail va encore plus loin en vous permettant d'utiliser des étoiles et des symboles codés par couleur, tels que “!”, “?”, “i”, pour fournir un contexte et des niveaux de priorité supplémentaires. Vous pouvez également configurer manuellement votre propre série de dossiers ou d'étiquettes pour personnaliser les niveaux de priorité.
Certaines applications et clients de messagerie disposent même d'une option permettant à un algorithme d'«apprendre» votre comportement de lecture des messages et appliquez automatiquement un marqueur d'importance visuelle aux messages entrants.
Utilisez des comptes de messagerie distincts
Si vous êtes un grand utilisateur de messagerie (volontairement ou non), pensez à utiliser des comptes de messagerie distincts pour votre messagerie personnelle et professionnelle. Par exemple, j'ai un compte Gmail poubelle que j'utilise exclusivement pour les newsletters, les e-mails promotionnels et pour tester des services en ligne gratuits.
Ce méthode permet de rester organisé et concentré, réduit la quantité d'e-mails arrivant dans votre boîte de réception et évite que des messages professionnels vitaux ne se retrouvent noyés parmi les invitations aux pique-niques du week-end et les promotions sur les dernières ventes à ne pas manquer.
Cinq comportements à adpoter pour bien gérer ses e-mails
Bien trier ses messages
Si trop de messages s'accumulent dans votre boîte de réception, c'est le signe qu'il est temps d'apprendre à gérer cette surcharge d'informations en évaluant rapidement l'importance d'un message et les mesures à prendre :
- Supprimez tout ce qui n'est pas réellement nécessaire
- Classez ou archivez si le message doit être conservé pour référence future
- Répondez immédiatement si c'est (vraiment) urgent
- Répétez si une action non urgente est requise
- Faites suivre le message si quelqu'un d'autre doit répondre ou agir
Tout comme vous videz la poubelle de votre cuisine, pensez à videz régulièrement celle de votre client de messagerie.
Définir des horaires pour traiter ses e-mails
À moins qu'un e-mail ne soit vraiment urgent, vous n'êtes pas obligé d'abandonner ce que vous faites actuellement pour y répondre. Ne répondez immédiatement que si c’est vraiment urgent. Pour tout le reste, prévoyez plusieurs plages horaires dans la journée pour répondre et traiter les messages non urgents. A titre d'exemple, j'ai mis en place trois plages horaires : le matin lorsque je démarre ma journée de travail, après le déjeuner avec mon café, et à la fin de ma journée de travail.
Le syndrome FOMO
FOMO est l'acronyme de «Fear of missing out» et c'est un syndrome qui traduit l'anxiété qui pousse de nombreuses personnes à rester connectées en permanence pour ne pas risquer de manquer un événement. Ce syndrome est bien réel et peut très facilement conduire à une accumulation d'informations et à une lassitude des e-mails. Et plus vous accumulez d’e-mails, moins vous aurez de chances et d'envie d’y répondre. Prenez la saine habitude de juger honnétement de l'importance de vos emails et n’ayez plus peur de la touche Suppr. En cas de doute, mettez le message en attente ou archivez-le, puis réévaluez-le à tête reposée.
Revoyez vos abonnements
C'est très simple de donner son e-mail pour s'abonner à une newsletter. Mais ne vous inscrivez pas aux newsletters et autres promotions simplement parce qu'elles sont là. Essayez d'être plus sélectif quant à la quantité et au type de contenu envoyé dans votre boîte de réception afin d'éviter ce trop plein d'informations. Vous pouvez également envisager de vous abonner aux flux RSS pour minimiser la réception d'e-mails.
C'est OK de s'abonner aux newsletters pour voir si le contenu vaut la peine d'être lu, mais veillez à ne pas perdre le contrôle de ces abonnements. Prenez quelques minutes de temps en temps pour évaluer l'intérêt des newsletters que vous recevez. Si vous supprimez plus souvent que vous ne lisez, c'est qu'il est temps de cliquer sur «Se désabonner».
Définir une durée de vie pour les newsletters
Imaginez la scène suivante : vous recevez un mail à propos d'un article intéressant et vous décidez de le lire demain. Alors demain devient le lendemain ; le lendemain devient la semaine prochaine. Et un beau jour, par une matinée calme, vous découvrez ce mail à propos de cet article qui se trouve dans votre dboite de réception, arrivé il y a deux ans.
Un stock non lu de newsletters et de contenus informatifs similaires doit vous alerter sur leurs pertinences. Je vous conseille de déterminer un délai de lecture pour les newsletters. Si la newsletter n'est toujours pas lue à la fin de ce délai, lisez-la ou supprimez-la.
Conclusion
Comme nous l'avons vu au cours de cet article, éviter la surcharge d’informations dans la communication internet et externe et apprendre à gérer le flux des mail est assez facile à mettre en place. Cela ne demande qu'un peu de bon sens, de discipline et d'organisation.
Si vous tirez pleinement de votre application ou de votre client de messagerie, vous transformerez ces bonnes pratiques de gestion des e-mails en saines habitudes, et cela vous évitera de vous retrouver face à un géant angoissant plus tard.
